NEWS / Online-Sekretariat: Outsourcing für Vielbeschäftigte

Gerade in der heutigen Zeit wird eine permanente Erreichbarkeit für Unternehmer immer wichtiger. Und das gilt nicht nur für die IT-Branche, denn Kundenservice ist alles in der heutigen Zeit: Wer erfolgreich ein Unternehmen führen will, muss permanent erreichbar sein und sowohl für Investoren als auch Geschäftspartner und Endkunden alle Fragen beantworten. Kontaktdaten wie E-Mail Adressen, Telefonnummern und die Kontaktmöglichkeiten in den sozialen Medien sollten zur Verfügung stehen. Aber wer koordiniert das alles? Irgendjemand muss sich um die klassischen Büroarbeiten kümmern, Anfragen entgegennehmen, Korrespondenz beantworten, Rechnungen schreiben und dergleichen. Selbst Solo-Selbständige benötigen gute 40 % ihrer Arbeitszeit für diese Aufgaben, die kein Geld einbringen, aber Arbeit sind. Ein Online-Sekretariat kann da eine echte Erleichterung sein.

Zusätzliches Personal ist keine Option

Ein guter Büroservice geht normalerweise mit einer Fachkraft einher, die wenigstens in Teilzeit, meist aber eher in Vollzeit eingestellt werden muss. Das bringt einige Probleme mit sich: gutes Personal muss man erst einmal finden. Und kostenintensiv ist es obendrein. Diese Kosten scheuen besonders Existenzgründer, denn das Budget ist gerade in der Anfangsphase eher knapp bemessen. Eine Lösung ist ein Online-Sekretariat. Verschiedene Anbieter werben mit Erreichbarkeit teilweise auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten, Telefonservice, der sich mit dem Unternehmensnamen meldet und alle Anfragen entgegennimmt. Ein guter Büroservice kann aber noch mehr. E-Mails können abgerufen werden, dringende Anfragen werden weitergeleitet, Termine werden verwaltet. Auch Raumbuchungen für Geschäftstreffen können vorgenommen werden, zumindest ein Teil der Papierarbeit wird erledigt. Alles kann der Büro-Service nicht übernehmen, aber er bietet eine große Erleichterung.

Kostengünstige Alternative

Das Online-Sekretariat Büroservice24 ist ab einer Grundgebühr von rund 25 Euro monatlich verfügbar. Optionen wie mehrsprachiger Telefonservice, E-Mails und SMS kosten extra, sind aber zubuchbar. Die meisten Dienstleister haben eine Mindestlaufzeit, rechnen den Telefonservice nach Minute ab und sind mehr oder weniger nutzerfreundlich. Wer einen zuverlässigen, guten und kostengünstigen Service sucht, sollte die Preise und die Konditionen sorgfältig vergleichen.

Nicht jeder Existenzgründer benötigt den Service

Bevor die Kosten für das Online-Sekretariat in den Businessplan aufgenommen werden und der Service gebucht wird, muss man natürlich herausfinden, ob man ihn wirklich benötigt. Nicht jedes Start-Up bekommt täglich zahlreiche Anrufe oder muss permanent erreichbar sein. Es kommt auf die Art des Unternehmens an, auf die Branche und auf die Kerntätigkeiten der Gründer. Wer an einer Messe teilnimmt, ist beispielsweise zwei Tage bis drei Wochen überhaupt nicht und im Vorfeld nur eingeschränkt erreichbar. Hier lohnt sich eine Buchung für diesen kurzen Zeitraum, auch wenn die Büroleistungen normalerweise selbst übernommen werden können.